Propstack MCP Server (io.github.ashev87/propstack-mcp)

This MCP server connects AI assistants (Claude, ChatGPT) to a Propstack real estate CRM. It supports contact management, property search and management, and deal pipeline actions, with functionality for searching, creating, and updating records via language or chat.

🛠️ Key Features

Contact management: search, create, update, and tag contacts with GDPR tracking
Property search & management: filter by price, rooms, area, status; create and update listings
Deal pipeline: create deals, move through stages, and track (details truncated in excerpt)

🚀 Use Cases

Enrich and manage real-estate CRM data using AI assistants
Support real-estate CRM integration for contacts, properties, and deals
Use chat or language to perform CRM operations

⚡ Developer Benefits

Provides an MCP integration target for Propstack CRM workflows
Exposes operations around contacts, property listings, and deal pipeline actions

⚠️ Limitations

Tool count and the full set of capabilities are not provided in the excerpt (content is truncated after deal tracking)

Propstack MCP Server

Connect AI assistants (Claude, ChatGPT) to your Propstack real estate CRM.

Verbinden Sie KI-Assistenten mit Ihrem Propstack-CRM — Kontakte verwalten, Objekte durchsuchen, Deals pflegen, Besichtigungen planen und Suchprofile erstellen, alles per Sprache oder Chat.

What you can do / Was Sie damit machen koennen

Contact management — search, create, update, and tag contacts with GDPR tracking
Property search & management — filter by price, rooms, area, status; create and update listings
Deal pipeline — create deals, move through stages, track win/loss rates
Buyer matching — create search profiles from natural language ("3-Zimmer in Berlin, bis 400k, mit Balkon") and auto-match to new listings
Task & calendar — log call notes, set follow-up reminders, schedule viewings
Email — send templated emails linked to contacts and properties
360-degree contact view — get a complete briefing before every call
Pipeline dashboards — deal counts and values per stage, stale deal alerts
Lead intake — one-call workflow: dedup, create contact, log notes, create deal, set reminder

Data protection (DSGVO): Using this server sends personal data from your Propstack CRM into the LLM you connect (Claude, ChatGPT, …). You — the Propstack customer — remain the data controller. See Datenschutz (DSGVO) for responsibility, legal basis, the fields data-minimization parameter, and notes on automated decisions.

Quick Start

1. Set your API key

bash

export PROPSTACK_API_KEY=your_api_key_here

2a. Claude Desktop

Add to your Claude Desktop config (claude_desktop_config.json):

json

{
  "mcpServers": {
    "propstack": {
      "command": "npx",
      "args": ["-y", "propstack-mcp-server"],
      "env": {
        "PROPSTACK_API_KEY": "your_api_key_here"
      }
    }
  }
}

2b. Claude Code (CLI)

Add to your project's .mcp.json:

json

{
  "mcpServers": {
    "propstack": {
      "command": "npx",
      "args": ["-y", "propstack-mcp-server"],
      "env": {
        "PROPSTACK_API_KEY": "your_api_key_here"
      }
    }
  }
}

2c. ChatGPT

Go to Settings > Connectors > Developer Mode
Add a new MCP connector
Set the command to npx -y propstack-mcp-server
Add environment variable PROPSTACK_API_KEY

2d. Cursor IDE

Open Settings (Ctrl+,) → search "MCP"
Edit MCP Servers JSON, or add mcp.json in project root / .cursor/

Option A — local project (after npm run build):

json

{
  "mcpServers": {
    "propstack": {
      "command": "node",
      "args": ["./dist/index.js"],
      "cwd": "C:/Users/you/path/to/propstack_mcp",
      "env": {
        "PROPSTACK_API_KEY": "your_api_key_here"
      }
    }
  }
}

Or use .env in project root — the server loads it automatically; you can omit the env block.

Option B — npx (published package or npx from local):

json

{
  "mcpServers": {
    "propstack": {
      "command": "npx",
      "args": ["-y", "propstack-mcp-server"],
      "env": {
        "PROPSTACK_API_KEY": "your_api_key_here"
      }
    }
  }
}

2e. Run directly

bash

npm install propstack-mcp-server
PROPSTACK_API_KEY=your_key npx propstack-mcp-server

API Key / API-Schluessel

Get your Propstack API key:

Log in to crm.propstack.de
Go to Verwaltung > API-Schluessel (Administration > API Keys)
Create or copy your V1 API key

Hinweis: Der API-Schluessel bestimmt die Berechtigungen. Stellen Sie sicher, dass Lese- und Schreibzugriff fuer die benoetigten Endpunkte aktiviert ist.

Available Tools (49)

Contacts (Kontakte)

Tool	Description
`search_contacts`	Search and filter contacts by name, email, phone, status, tags, broker, GDPR status, custom fields
`get_contact`	Get full details of a single contact with related data
`create_contact`	Create a new contact (auto-dedup by email)
`update_contact`	Update contact details, tags, GDPR status, broker assignment
`delete_contact`	Soft-delete a contact (30-day recycle bin)
`get_contact_sources`	List lead sources (ImmoScout24, Website, Empfehlung, etc.)
`search_contacts_by_phone`	Look up a contact by phone number (formatting-insensitive)

Properties (Objekte)

Tool	Description
`search_properties`	Search properties with 11 range filters, 17 sort fields, custom-field filters
`get_property`	Get full property details including media and custom fields
`create_property`	Create a new property listing
`update_property`	Update price, status, description, broker assignment
`get_property_statuses`	List property statuses (Verfuegbar, Reserviert, Verkauft, etc.)

Tasks (Aufgaben & Notizen)

Tool	Description
`create_task`	Create a note, to-do, appointment, or cancellation (polymorphic)
`update_task`	Mark done, reschedule, update notes
`get_task`	Get task details with linked contacts, properties, projects

Deals (Pipeline)

Tool	Description
`search_deals`	Search deals by stage, pipeline, category, broker, feeling score
`create_deal`	Link a contact to a property at a pipeline stage
`update_deal`	Move deal through pipeline stages, update price/notes

Search Profiles (Suchprofile)

Tool	Description
`list_search_profiles`	List what buyers/renters are looking for
`create_search_profile`	Capture buyer criteria from natural language
`update_search_profile`	Adjust budget, cities, room count, features
`delete_search_profile`	Remove a search profile

Projects (Projekte)

Tool	Description
`list_projects`	List development projects with unit counts
`get_project`	Get project details with all units, media, documents

Activities & Events (Aktivitaeten & Termine)

Tool	Description
`search_activities`	Full activity timeline for a contact, property, or project
`list_events`	Calendar events — viewings, meetings, filtered by date/state

Emails (E-Mails)

Tool	Description
`send_email`	Send email using a Propstack template (snippet)
`update_email`	Mark read/archived, categorize, link to CRM records

Documents (Dokumente)

Tool	Description
`list_documents`	List files attached to a property, project, or contact
`upload_document`	Upload a document (base64 data URI)

Relationships (Beziehungen)

Tool	Description
`create_ownership`	Link a contact as property owner (Eigentuemer)
`create_partnership`	Link a contact as buyer, tenant, etc. (Kaeufer, Mieter)

Lookups (Konfiguration)

Tool	Description
`list_pipelines`	Get deal pipelines with stages (IDs, names, positions)
`get_pipeline`	Get a single pipeline with stage details
`list_tags`	List tags/groups (Merkmale) — filter contacts by group IDs
`create_tag`	Create a new tag for contacts, properties, or activities
`list_activity_types`	List note/todo/event templates for create_task
`list_contact_statuses`	List contact statuses for search/assign
`list_reservation_reasons`	List deal cancellation reasons
`list_custom_fields`	Discover custom field definitions (names, types, options)
`list_users`	List all brokers/agents with contact info
`list_teams`	List teams/departments with member assignments
`list_locations`	List geographic areas (Geolagen) for location matching

Smart Composites (Intelligente Workflows)

Tool	Description
`full_contact_360`	Complete contact dossier — info, search profiles, deals, activity
`property_performance_report`	Days on market, inquiry count, pipeline breakdown, activity summary
`pipeline_summary`	Deals per stage, total values, stale deals needing attention
`smart_lead_intake`	Full lead workflow: dedup, create/update, log notes, deal, reminder
`match_contacts_to_property`	Find buyers whose search profiles match a property

Admin (Verwaltung)

Tool	Description
`list_webhooks`	List all configured webhook subscriptions
`create_webhook`	Subscribe to CRM events (CLIENT_CREATED, PROPERTY_UPDATED, etc.)
`delete_webhook`	Remove a webhook subscription
`get_contact_favorites`	Get properties a contact has favorited

Example Conversations / Beispiel-Konversationen

Morning Briefing / Morgen-Briefing

You: What's on my calendar today?

AI: calls list_events with today's date range — You have 3 viewings scheduled...

Du: Gibt es neue Leads seit gestern?

KI: ruft search_contacts mit created_at_from=gestern auf — 5 neue Kontakte...

Lead Intake / Leaderfassung

You: I just got off the phone with Maria Schmidt, +49 157 1234 5678. She's looking for a 3-room apartment in Berlin, budget 300-400k, must have a balcony. She found us on ImmoScout.

AI: calls smart_lead_intake — Contact created (ID: 4521), call note logged, follow-up reminder set for tomorrow 9:00. Would you like me to create a search profile for her criteria?

Property Matching / Objekt-Matching

Du: Wir haben ein neues Listing: 3-Zimmer-Wohnung in Charlottenburg, 385.000 EUR. Wer kommt als Kaeufer in Frage?

KI: ruft match_contacts_to_property auf — 12 passende Suchprofile gefunden. Top 3: Herr Weber (Score 95%), Frau Mueller (Score 88%), Herr Kim (Score 85%)...

Pipeline Review

You: How's our sales pipeline looking? Any stale deals?

AI: calls pipeline_summary — 47 active deals, total value 12.3M EUR. 5 deals haven't been updated in 14+ days...

Pre-Call Briefing / Vor dem Anruf

Du: Gib mir alles ueber Kontakt 3847 — ich rufe gleich an.

KI: ruft full_contact_360 auf — Herr Weber, Rating 3 Sterne, sucht 3-Zimmer in Berlin/Potsdam bis 400k. 2 aktive Deals, letzte Aktivitaet vor 3 Tagen...

Datenschutz (DSGVO)

English summary: Using this MCP server sends personal data from your Propstack CRM into whichever LLM you connect. You (the Propstack customer) are the data controller (Verantwortlicher) under Art. 4(7) GDPR — the tool author hosts and processes nothing. The German section below covers controller responsibility, the legal basis your LLM processing needs, the fields parameter for data minimization, automated-decision notes for match_contacts_to_property, and audit logging. These points apply to any LLM tool handling customer data; they are stated here because they are easy to overlook.

Verantwortlichkeit

Dies ist ein quelloffenes Werkzeug (Open Source). Jeder Nutzer verbindet es über seinen eigenen API-Schluessel mit seinem eigenen Propstack-Konto. Der Server ist zustandslos, laeuft lokal beim jeweiligen Nutzer und speichert keine Daten. Es werden keine Daten durch den Autor des Werkzeugs gehostet oder verarbeitet. Der Propstack-Kunde, der dieses Werkzeug einsetzt, ist der Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Verarbeitung durch das LLM

Bei der Nutzung dieses Werkzeugs werden personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Kontaktdaten sowie je nach Tool auch Finanz- bzw. Deal-Daten) in das Kontextfenster des jeweils verbundenen LLM (Claude, ChatGPT usw.) uebertragen. Dies stellt einen Verarbeitungsvorgang im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO dar. Der Verantwortliche benoetigt hierfuer:

eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO,
eine entsprechende Angabe in der eigenen Datenschutzerklaerung (Transparenzpflichten nach Art. 13/14 DSGVO gegenueber den betroffenen Personen),
gegebenenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem LLM-Anbieter.

Dies gilt fuer jedes LLM-gestuetzte Werkzeug, das Kundendaten verarbeitet, und ist nicht spezifisch fuer diesen MCP-Server — es wird hier dennoch ausdruecklich genannt, da es leicht uebersehen wird.

Hinweis zu automatisierten Entscheidungen (`match_contacts_to_property`)

Das Tool match_contacts_to_property erzeugt einen Uebereinstimmungs-Score (Ranking) zwischen Kontakten und einem Objekt — zur Vorlage fuer eine menschliche Pruefung. Es ist als Entscheidungsunterstuetzung konzipiert, nicht als autonomer Entscheider: Der Makler prueft die Ergebnisse und handelt manuell. Dadurch faellt die Nutzung nicht unter Art. 22 DSGVO (der ausschliesslich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder aehnlich erheblicher Wirkung betrifft). Der Verantwortliche sollte jedoch sicherstellen, dass das Tool auch tatsaechlich so eingesetzt wird — also nicht ohne menschliche Pruefung in eine vollstaendig automatisierte Ansprache eingebunden wird.

Datenminimierung (`fields`-Parameter)

Die Tools, die personenbezogene Daten in groesserem Umfang zurueckgeben — search_contacts, search_properties, search_deals und full_contact_360 — unterstuetzen einen optionalen fields-Parameter. Damit lassen sich gezielt nur die benoetigten Felder abrufen (z. B. ["first_name", "last_name", "email"]). Ohne fields bleibt das Verhalten unveraendert (alle Felder werden zurueckgegeben). Es wird empfohlen, dass Verantwortliche fields nutzen, um nur die fuer den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten zu verarbeiten — im Sinne von Datenschutz durch Technikgestaltung (Art. 25 DSGVO).

Audit-Logging / Zugriffskontrolle

Protokollierung von Zugriffen und Zugriffskontrolle liegen in der Verantwortung des Verantwortlichen — etwa ueber die Berechtigungssteuerung von Propstack (API-Schluessel-Berechtigungen) oder ueber Protokollierung auf Client- bzw. Sitzungsebene. Da der Server zustandslos ist und lokal beim jeweiligen Nutzer laeuft, ist eine solche Protokollierung nicht im Werkzeug selbst enthalten.

Development

bash

git clone <repo-url>
cd propstack-mcp-server
npm install
npm run build    # tsc → dist/
npm start        # requires PROPSTACK_API_KEY

Project Structure

code

src/
  index.ts                 # Server entry point (stdio transport)
  propstack-client.ts      # HTTP client with auth, retry, error handling
  types/
    propstack.ts           # TypeScript interfaces for all API responses
  tools/
    helpers.ts             # Shared formatting utilities
    contacts.ts            # 7 contact tools
    properties.ts          # 5 property tools
    tasks.ts               # 3 task tools (polymorphic: note/todo/event/cancel)
    deals.ts               # 3 deal pipeline tools
    search-profiles.ts     # 4 search profile tools
    projects.ts            # 2 project tools
    activities.ts          # 2 activity/event tools
    emails.ts              # 2 email tools
    documents.ts           # 2 document tools
    relationships.ts       # 2 relationship tools (ownership/partnership)
    lookups.ts             # 8 lookup/config tools
    composites.ts          # 5 smart composite tools
    admin.ts               # 5 admin tools (webhooks, export, favorites)

License

MIT

image